El proceso de emprender ha cambiado sustancialmente en los últimos años gracias a la incorporación de nuevas tecnologías, sobre todo, si hablamos de emprendimiento digital. En los dos últimos años, la inteligencia artificial (IA) se ha destacado como una de las herramientas más poderosas para transformar la forma en que las pequeñas empresas operan y crecen. En combinación con herramientas de automatización, la IA permite la optimización de procesos y, en solitario, ya ha demostrado que es capaz de mejorar significativamente la productividad, la calidad y la competitividad de los negocios.
La inteligencia artificial impulsa la competitividad empresarial, optimizando procesos, mejorando decisiones y automatizando tareas clave para para las empresas.
Pero, ¿cuáles son las principales aplicaciones en las que las PYMEs utilizan la IA?
En In-Nova hemos acompañado a pequeños y medianos emprendedores, y éstos han comprendido rápidamente el uso y finalidad de la IA, sobre todo, cuando los recursos son limitados y saben que se enfrentan a uno de los retos profesionales más retadores en su carrera o proyecto de vida. Pongamos ejemplos de cuáles han sido las aplicaciones más frecuentes:
El proceso de emprender a cambiado: la IA impulsa nuevas oportunidades y transforma los procesos y los modelos de negocio.
Aplicaciones comunes de la IA en PYMEs
- Automatización de tareas administrativas: La IA puede automatizar tareas rutinarias y de bajo valor, como la gestión de correos electrónicos, la programación de citas o la facturación. Herramientas como Make, Zapier o IFTTT permiten crear flujos de trabajo automatizados que ahorran tiempo y reducen errores. Además, esto ha permitido a los emprendedores a comprender y definir bien sus procesos.
- Análisis de datos: Las plataformas de IA pueden analizar grandes volúmenes de datos y proporcionar información valiosa sobre el comportamiento de los clientes, tendencias del mercado y rendimiento de productos. Esto permite a los emprendedores tomar decisiones más informadas y estratégicas, realizar estudios de mercado, analizar la competencia, etc.
- Marketing personalizado: Aunque esto no es una novedad, el acceso a este tipo de soluciones por el público general sí que lo es. Gracias a esto, las empresas pueden crear campañas de marketing personalizadas y gran valor sin una excesiva inversión. Hoy en día plataformas como HubSpot, Mailchimp o Metricool utilizan IA para segmentar audiencias y optimizar los mensajes, lo que aumenta la efectividad de las campañas publicitarias. Muchas de ellas con planes gratuitos para iniciarse en este mundo.
- Atención al cliente: La existencia de los chatbots impulsados por IA tampoco es una novedad, pero sí el bajo coste actual y el acceso a múltiples soluciones independientemente del tamaño de la empresa. Los más conocidos son Intercom o Zendesk, pero se han hecho hueco, sobre todo entre los emprendedores, herramientas como Tidio, ManyChat, Live Chat, MobileMonkey, Chatfuel o Botkit. Estas herramientas permiten a las empresas ofrecer soporte al cliente 24/7, respondiendo preguntas frecuentes y resolviendo problemas básicos sin la necesidad de intervención humana. No obstante, estas herramientas no hacen magia aunque lo parezca, y hoy en día es necesario entrenarlas o darles la información de referencia adecuadamente estructurada. ¿Y qué nos permite esto? Repasar y asentar el mensaje, la información y el discurso que queremos compartir con nuestros potenciales clientes.
- Optimización de inventario: La IA puede prever la demanda futura basada en datos históricos y tendencias del mercado, ayudando a las empresas a mantener un inventario óptimo y evitar tanto la sobreproducción como el desabastecimiento. Esto nos permite concebir nuestro inventario no solo de puertas para adentro, sino también de puertas para afuera, en constante sintonía con el contexto empresarial y económico de la empresa.
- Previsión financiera: Las herramientas más conocidas son QuickBooks o Xero. Éstas pueden ayudar a las pequeñas empresas a gestionar sus finanzas con mayor precisión, generando informes financieros automáticos y proporcionando pronósticos que facilitan la planificación a largo plazo. No obstante, en el último año se han posicionado soluciones como Poindexter, Foresight, Casual o Finbot, cada una con un enfoque y con un nivel de análisis diferente. De la misma forma, casi todas las plataformas de gestión financiera y contable (sobre todo aquellas que están en la nube), están incorporando tímidamente funcionalidades de IA que poco a poco están cambiando la forma en la que las empresas gestionan esta área tan compleja, sobre todo en la etapa del emprendimiento.
- Gestión del tiempo y recursos: En esta área empezaron a universalizar el uso de la IA, en menor o mayor medida, soluciones como Trello, Asana o Notion. Sin embargo, hoy en día no hay entorno profesional que no ofrezca una suite completa de IA, como lo hace Microsoft o Google. Este tipo de aplicaciones de la IA son las que permiten un mayor ahorro de tiempo y recursos, así como una mejor priorización y automatización de tareas, procesos, etc. De hecho, no en vano, suelen ser una de las favoritas de los emprendedores con los que hemos trabajado.
- Optimización de precios: La IA puede analizar de forma masiva datos del mercado y de la competencia para realizar estudios de mercado y sugerir precios competitivos y óptimos, lo que ayuda a los emprendedores a maximizar sus ingresos sin sacrificar la competitividad o evitando el “auto dumping” que tantas veces hemos visto en proyectos empresariales que inician su camino.
- Reclutamiento Inteligente: La IA también está revolucionando el reclutamiento al analizar currículums y preseleccionar candidatos. Herramientas como LinkedIn Recruiter utilizan IA para encontrar el equipo de trabajo más adecuado. También existen otras como Harver, HireVue, Ceipal, Effy AI o HireBee. Otras muy conocidas son Zoho Recruit, Vervoe o Xor, aunque estas últimas son algo más costosas para un emprendedor.
- Mejora de la experiencia del cliente: Los algoritmos de IA pueden analizar el comportamiento del cliente y ofrecer recomendaciones personalizadas, mejorando así la experiencia de compra y fomentando la lealtad del cliente. Existen múltiples soluciones (generalmente plugins o complementos de terceros) que ya ofrecen soluciones avanzadas con precios competitivos para plataformas de e-commerce como Shopify o Woocommerce. El impacto que tienen en la intención de compra del cliente o la fidelidad de éste es muy relevante en la mayor parte de los casos.
Principales miedos de los pequeños empresarios ante la IA
El miedo surge principalmente de una supuesta complejidad técnica, los costos y el temor por la pérdida de control sobre la empresa.
Sin embargo, no es oro todo lo que reluce. La IA no equivale a tener una varita mágica. Al igual que con el resto de competencias digitales, tener competencias profesionales en IA, es el primer paso para poder aplicarla exitosamente. Y el mayor obstáculo que hemos identificado en los jóvenes emprendedores y pequeños empresarios, es el miedo a la IA. ¿Y cuáles son las principales preocupaciones que estos tienen?:
- Complejidad técnica: Temen que la IA sea demasiado complicada de implementar y utilizar sin conocimientos técnicos avanzados.
- Costos elevados: Al principio, una de las mayores preocupaciones que tienen, es que las soluciones de IA sean demasiado costosas para ellos, los cuales cuentan con presupuestos limitados.
- Falta de control: Ansiedad por ceder el control a un sistema automatizado e “inteligente” que podría tomar decisiones incorrectas.
- Seguridad de los datos: No falta la preocupación sobre la seguridad de los datos personales y comerciales en manos de sistemas automatizados y alojados en la nube.
- Pérdida de la confianza del equipo por miedo a la IA: Miedo a que la automatización por IA lleve a la eliminación de puestos de trabajo, lo cual genera una resistencia al cambio muy importante por parte del equipo.
Diez consejos para superar los miedos a la IA
Pero, llegado el momento en que se comprende que la IA es el nuevo lenguaje de la competitividad, los emprendedores se entregan de lleno. Gracias a los proyectos en los que In-Nova ha formado y acompañado a nuevos empresarios, en los cuales hemos ido aprendiendo día a día, hemos elaborado un decálogo a modo de lecciones aprendidas que nos gustaría compartir con vosotros. Lo hemos llamado: “Diez baldosas amarillas en el camino a Oz”:
El decálogo sobre la IA para emprendedores de In-Nova.
- Edúcate sobre la IA: Invierte tiempo en aprender sobre la IA, sus beneficios y aplicaciones. Existen numerosos recursos en línea que pueden ayudarte a entender cómo funciona la tecnología.
- Comienza con pequeños proyectos: No es necesario implementar la IA en toda la empresa de una sola vez. Comienza con pequeños proyectos o tareas específicas para ir comprendiendo a la IA y experimentar los beneficios de ésta sin un gran riesgo.
- Elige herramientas accesibles: Muchas herramientas de IA están diseñadas para ser fáciles de usar y accesibles incluso para quienes no tienen experiencia técnica. Investiga y elige aquellas que mejor se adapten a tu negocio y a tus conocimientos hoy en día. Ya tendrás tiempo de profundizar y convertirte en un experto.
- Evalúa el retorno de inversión: Realiza un análisis costo-beneficio antes de implementar una solución de IA. A menudo, los ahorros y la eficiencia obtenidos superan con creces la inversión inicial, pero no siempre puede ser así. Esto depende de múltiples variables. Como todo en tu negocio, haz un estudio de retorno de la inversión.
- Involucra al equipo: Asegúrate de que tu equipo entienda cómo la IA beneficiará a la empresa y cómo pueden utilizarla en su trabajo diario. Esto puede reducir el temor y la resistencia al cambio.
- Mantén el control humano: Implementa la IA de manera que siempre haya una supervisión humana para tomar decisiones críticas. La IA no es magia, y tu negocio es único. Además, así evitarás el miedo a la pérdida de control.
- Prioriza la seguridad: Elige herramientas que cumplan con altos estándares de seguridad y privacidad de datos. Esto puede minimizar los riesgos de seguridad y generar confianza. Los datos personales de tu equipo y la información de tu empresa son un tesoro.
- Buscar apoyo profesional: Si te sientes abrumado, considera contratar a un consultor especializado en IA para pequeñas empresas. Ellos pueden guiarte en el proceso de implementación, y como están habituados a PYMEs tienen precios competitivos. Además, suelen trabajar con herramientas y soluciones probadas, en las cuales la medición del retorno de la inversión se simplifica.
- Debes estar abierto al cambio: La IA está en constante evolución. Mantente flexible y dispuesto a adaptar tu estrategia a medida que la tecnología avance y ofrezca nuevas oportunidades. No dejes de formarte y estar informado en las últimas novedades tecnológicas.
- Mira a la IA como una herramienta, no como una amenaza: Recuerda que la IA está diseñada para apoyar y mejorar las capacidades humanas, no para reemplazarlas. Enfócate en el modelo de negocio y en la creación de valor de tu empresa, utiliza a la IA para hacer de ésta un proyecto más eficiente y competitivo.
La inteligencia artificial tiene el potencial de transformar el proceso de emprender y crecer, especialmente para nuevos emprendedores y pequeñas empresas. Las aplicaciones de la IA, que ya todos conocemos, son una realidad: la automatización de tareas, la mejora en la toma de decisiones, la optimización de múltiples procesos operativos y la gestión eficaz de los recursos son las más conocidas. Sin embargo, con la IA se puede hacer mucho más: desde crear valor con la propia IA (innovación en producto o servicio) hasta ampliar el universo de aplicación en los procesos y la gobernanza de la industria, las instituciones y la sociedad (innovación en procesos).
Con la estrategia correcta y una mentalidad abierta, los beneficios de la IA pueden superar con creces cualquier temor inicial.
¿En qué punto te encuentras tú actualmente? ¿Cuál crees que es la aplicación clave de la IA en PYMEs y emprendedores? ¿Crees que el tejido empresarial está preparado?